Por que convidar à imprensa a meu evento?

Se estiver organizando um evento institucional, artístico ou empresarial, convidar à imprensa para suas atividades é muito importante, já que são eles os que farão depois uma resenha publicando em seus meios o acontecido durante o encontro. Alguns organizam eventos especiais para a imprensa ou contratam pessoal especializado para esse tipo de tarefas, mas se o seu orçamento não o permitir, é importante levar em conta algumas dicas para o momento de recebê-los.
Primeiro lhe contamos alguns dos motivos para convidar à imprensa:

  • Para que outros falem do evento
  • Para que sejam divulgadas as atividades da sua instituição (um evento solidário, um congresso, umas jornadas) ou da sua empresa (o lançamento de um produto, a inauguração de uma sede)
  • Para resenhar eventos sociais ou culturais como eventos massivos, shows, espetáculos ou algum acontecimento interessante para os jornalistas compartilharem com a sua audiência
  • Para conseguir uma lembrança da marca e ter presença entre os que não assistiram ao evento
  • Para que se produzam notas não publicitárias às vezes melhor recebidas pela audiência (a imprensa é diferente à publicidade, que é paga)

Antes do evento:

Recomendamos que planeje e gerencie prestando especial atenção ao trato com os jornalistas, já que, se você organizar eventos com frequência podem transformar-se em aliados imprescindíveis para as diferentes ações de promoção do seu evento.
Realize um contato personalizado com os diferentes jornalistas vinculados à temática do seu evento, envie-lhes material e faça um seguimento de como receberam a informação e se poderão cobrir o encontro.

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    Durante o evento:

    Credenciamentos especiais para a imprensa: Sinalize e deixe um espaço para receber os jornalistas que farão o credenciamento do evento. Pode escolher a forma de fazê-lo, em muitos casos, é solicitado que se pré credenciem* mas pode acontecer de que alguns meios fiquem sabendo do seu evento a última hora e queiram ir cobri-lo mesmo assim.
    Em muitos eventos acontece que não tem previsto essa possibilidade, e ante a chegada inesperada de diferentes meios não sabem como resolvê-lo. É melhor ter em claro quais serão os passos a seguir e comunicá-los para todo o pessoal que se encontrar na recepção do evento, assim os jornalistas não têm que ir de um lugar a outro.

    É importante também destinar um espaço especial para a imprensa (escritório de imprensa), com acesso à internet, computadores, café, bebidas, e algo para comer, já que se o evento durar todo o dia e decidirem fazer cobertura total, vão precisar de um espaço para processar e enviar o material. Isso facilitará o trabalho deles e a você, como organizador, lhe resultará muito útil porque rapidamente se publicará o material fresco do evento. Se a atividade durar mais de um dia e se for publicado em um jornal ou um meio digital desde o primeiro dia, poderá até conseguir mais participantes para seu evento.

    Depois do evento:

    Realize um seguimento dos meios que falaram do seu evento e envie agradecimentos personalizados

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